Voldoet uw project?

De vraag die wij het meeste krijgen van bedrijven is of hun project(en) voldoen aan de WBSO-subsidie. Een lastige vraag omdat hier eigenlijk geen eenduidig antwoord op is. Als eerste moet een project natuurlijk voldoen aan de formele criteria zoals dat de technische medewerkers op een Nederlandse loonlijst staan, dat de activiteiten nog niet zijn uitgevoerd en dat het gaat om een technisch project. De formele criteria zijn eenvoudig met een ‘ja’ of ‘nee’ te beantwoorden en geven snel inzicht of een project überhaupt in aanmerking komt. De RVO beoordeeldt uw project(en) echter ook inhoudelijk en daarbij is het vaak minder duidelijk. Omdat wij regelmatig vragen krijgen over deze inhoudelijke beoordeling zullen wij hier in dit artikel dieper op in gaan.

De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) is zoals de naam al aangeeft, gebaseerd op een officiële wettekst. Deze wet is generiek omschreven maar daarmee ook op diverse wijzen te interpreteren. Concreet beschrijft lid p in deze wettekst wat de overheid onder Speur- en ontwikkelingswerk verstaat:

“Speur- en ontwikkelingswerk: door een S&O-inhoudingsplichtige of een S&O-belastingplichtige systematisch georganiseerde en in een lidstaat van de Europese Unie verrichte werkzaamheden, direct en uitsluitend gericht op:
1°. technisch-wetenschappelijk onderzoek;
2°. de ontwikkeling van voor de S&O-inhoudingsplichtige, onderscheidenlijk de S&O-belastingplichtige, technisch nieuwe (onderdelen van) fysieke producten, (onderdelen van) fysieke productieprocessen, of (onderdelen van) programmatuur;”

Wanneer wetenschappelijke methoden worden gebruikt en bijvoorbeeld fundamentele kennis wordt opgedaan dan is er vaak geen twijfel of een project technisch-wetenschappelijk onderzoek betreft. Bij de ontwikkeling van producten, productieprocessen of programmatuur ligt de situatie echter anders. Deze zaken moeten volgens deze definitie namelijk technisch nieuw zijn. Maar wat is nu technisch nieuw? Is dat nieuw voor de markt? En nieuw voor wie precies?

De uitgebreide WBSO-handleiding die de RVO jaarlijks publiceert geeft een verduidelijking op de wettekst. Hierin stellen zij als eerste dat de ontwikkelingen voor úw bedrijf technisch nieuw moeten zijn. U kunt dus een technisch nieuw product van een concurrent op een beurs hebben gezien en besluiten om dit ook zelf te gaan ontwikkelen. Het product is dan niet meer nieuw voor de markt maar u komt nog wel in aanmerking voor de WBSO-subsidie omdat u zelf technische problemen moet gaan oplossen.

Maar wanneer is iets technisch nieuw voor uw bedrijf? Hierbij probeert de RVO in de eerste plaats inzicht te krijgen in de eigen technische kennis en het eigen technische kunnen van de medewerkers binnen uw bedrijf. Vaak worden daarvoor de Cv’s en/of LinkedIn profielen van medewerkers geraadpleegd om in te schatten op welk technisch niveau uw bedrijf zit. Hieruit moet ten minste blijken dat de medewerkers capabel zijn om technisch speur- en ontwikkelwerk te verrichten. Dit betekent minimaal dat een medewerker een technische achtergrond heeft zoals een informaticaopleiding of opleiding in de techniek. Een hogere opleiding (HBO/Universiteit) is daarbij een pré omdat dit betekent dat er een grotere kans is dat er op een fundamenteler niveau nieuwe technische zaken worden ontwikkeld.

Daarnaast moet het project nieuwe technische problemen bevatten die voor uw bedrijf een uitdaging zijn en verder gaan dan regulier werk. Nieuwe technische problemen ontstaan vaak wanneer er twee of meer doelen met elkaar in conflict zijn. U wilt bijvoorbeeld zeer snelle dataverwerking realiseren maar deze ook realtime zwaar versleutelen. Of u wilt een zeer sterke constructie maken maar met een minimaal gewicht. Om tot een optimaal resultaat te kunnen komen zult u een nieuwe slimme oplossing moeten ontwikkelen.

Het verschil tussen regulier werk en speur- en ontwikkelingswerk heeft onder andere te maken met onzekerheden. Bij regulier werk weet u vooraf al dat de principes en technieken die u gaat toepassen reeds eerder zijn beproefd en kunt u vaak een goede inschatting maken van de tijd die hiervoor benodigd is. Bij speur- en ontwikkelingswerk bent u vooraf nog onzeker of een nieuw principe gaat werken en is het vaak ook moeilijk in te schatten hoeveel tijd u hiermee bezig zult zijn. U moet in dat geval soms een of meerdere prototypes ontwikkelen, testen uitvoeren en nieuwe oplossingen bedenken. Ook kan het zijn dat uw project daarbij mislukt en u alleen harde lessen heeft geleerd. In dat geval komt uw project ook in aanmerking voor de WBSO aangezien deze subsidie zich bij uitstek richt op risicovolle projecten en daarbij gaat het nu eenmaal niet altijd vlekkeloos. In de praktijk bestaan projecten vaak uit een combinatie van regulier en speur- en ontwikkelingswerk. Ook dan kunt uw WBSO aanvragen en zal er vooraf een realistische inschatting worden gemaakt voor het aantal uren dat subsidiabel is.

Om te bepalen of iets technisch nieuw is kijkt de RVO daarnaast met een schuin oog naar de huidige stand van de techniek. Indien een bepaalde lasverbinding bijvoorbeeld al 10 jaar gangbaar is binnen uw sector dan kunt u niet beweren dat dit technische risico’s voor uw bedrijf meebrengt. Op het gebied van programmatuur is verder het bouwen van een login met gebruikersnaam en wachtwoord redelijk gestandaardiseerd en verwacht de RVO dat ook dit geen technische uitdagingen geeft voor uw bedrijf. De beoordelaars van de RVO hebben overigens allemaal zelf een technische achtergrond zodat zij hier een zinnige uitspraak over kunnen doen.

Wel of geen WBSO?

Bij het beoordelen van WBSO-projecten gaat het eigenlijk altijd om het totale beeld. Is het aannemelijk dat uw type bedrijf speur- en ontwikkelingswerk verricht? Zijn er technische problemen? Gaat uw een proof of concept danwel prototype ontwikkelen? Welke medewerkers gaan aan het project werken? Een eenduidig antwoord blijft helaas dus moeilijk en daarom adviseren wij bedrijven in de ICT of techniek om een concreet project altijd even aan ons voor te leggen. Vaak kunnen wij binnen een half uur al beoordelen of u nu wel of geen kans maakt op WBSO-subsidie.