+31 (0)71 750 86 53

Verantwoording

Een positieve beoordeling van uw subsidieaanvraag is natuurlijk geweldig maar daarmee bent u er nog niet. Alle subsidievertrekkers hanteren namelijk voorwaarden waar u tijdens het project aan moet voldoen. U moet bijvoorbeeld aantonen waar het geld aan is besteed of hoeveel tijd u aan het project heeft gewerkt. Het niet nakomen van deze verplichtingen kan leiden tot nare situaties zoals terugbetaling of zelfs een boete.

Vaak zien wij dat de verantwoording wordt onderschat en onvoldoende aandacht krijgt binnen de organisatie. Glasbergen Subsidieadvies begeleidt haar klanten daarom óók met de verantwoording en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wij voeren hiervoor periodieke controles uit (audits) en stellen voor u eventuele rapportages en declaraties op. Daarnaast begeleiden wij ook de controlebezoeken door de subsidieverstrekker.

10 tips voor een efficiënte WBSO-administratie

WBSO-administratieEen goedkeuring voor de WBSO-subsidie betekent nog niet dat het geld binnen is. De RVO wil namelijk ook bewijs zien waaruit blijkt dat de beschreven WBSO-projecten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Deze administratieve verantwoording is cruciaal om terugbetaling of zelfs boetes bij een controle te voorkomen.

Hieronder volgen 10 tips om uw WBSO-administratie efficiënt en correct in te richten:

1. Houd het bij
De dagelijkse hectiek met diverse werkzaamheden die dwars door elkaar lopen zorgt ervoor dat we vaak weinig onthouden van de activiteiten die we hebben verricht. Wacht daarom niet te lang met het bijwerken van de WBSO-administratie en maak er een gewoonte van om regelmatig informatie vast te leggen en uren te registreren (bijvoorbeeld iedere vrijdagmiddag). Officieel bent u zelf verplicht om de uren binnen 10 werkdagen te registreren en binnen twee maanden na afloop van elk kwartaal de rest van de administratie. Bespaar uzelf dus veel zoekwerk en blijf bij met de administratie.

2. Filteren kan altijd nog…
Voor de WBSO geldt dat meer bijna altijd beter is. Gooi daarom nooit documenten weg en maak er een gewoonte van om regelmatig materiaal te archiveren. De bewijslast kan o.a. bestaan uit:
Fysieke projecten zoals ontwikkeling van producten, machines of processen: notulen, gespreksverslagen, schetsen, (technische) tekeningen, onderzoeksverslagen, correspondentie zoals e-mails, foto’s van prototypes, de prototypes zelf (indien mogelijk) test- en meetrapporten en berekeningen.
ICT-projecten: Code en verschillende versies van de code, Proof of concepts, notulen, gespreksverslagen, schetsen, tekeningen, onderzoeksverslagen, correspondentie zoals e-mails, systeemplaten, screenshots van bijvoorbeeld foutmeldingen, test- en meetrapporten, berekeningen, buglogsystemen en versiebeheersystemen. Maak ook regelmatig backups van de software zodat er momentopnames ontstaan waaruit de ontwikkeling is af te leiden.

3. Wie, wat en wanneer?
Alleen werkzaamheden van S&O-medewerkers (technici en/of programmeurs) mogen in de administratie worden opgenomen. Om te bewijzen dat zij daadwerkelijk hebben meegewerkt aan het WBSO-project, is het belangrijk om de namen van de betreffende medewerkers op de documenten te zetten. Geef daarbij ook aan op welke datum hij/zij aan het document heeft gewerkt zodat er een duidelijke voortgang zichtbaar is.

4. Vertel het verhaal van A tot Z
Bij een verzameling documenten kunt u wellicht een jaar later nog wel een samenhangend verhaal vertellen. Maar kunt u dat ook nog na 7 jaar?! Wij adviseren daarom om per kwartaal een voortgangsrapportage te schrijven met daarin de rode draad van het project. Waar is aan gewerkt, wat ging goed, wat ging slecht, is er vertraging opgelopen, zijn er nieuwe inzichten, etc.

5. Catch the moment
Ontwikkelprojecten brengen risico’s met zich mee. Soms loopt een WBSO-project voorspoedig maar soms krijgt u tegenslag na tegenslag. Een prototype zakt door zijn assen of de programmatuur blijkt instabiel en geeft onverklaarbare foutmeldingen. Juist deze informatie is belangrijk om aan te tonen dat u tijd en energie in het project heeft gestopt. Leg het daarom ook terplekke vast voor uw administratie en vermeld de datum. Bij de ontwikkeling van producten, machines of processen kan dit heel eenvoudig door een paar foto’s te maken met uw smartphone. Voor programmatuur is het eenvoudig om screenshots te maken van een foutmelding of van fouten in de output.

6. Check de urenstaten
Allereerst is het belangrijk dat de juiste personen hun uren registreren. Een belangrijke voorwaarde is hierbij dat deze personen op de loonlijst staan en een echte dienstbetrekking hebben. Voor stagiairs of afstudeerders is dat doorgaans niet het geval. Bovendien mogen alleen technisch onderlegde medewerkers worden meegenomen, dus de secretaresse of een marketeer vallen hier nadrukkelijk buiten.
Betaalt uw bedrijf overuren uit? Zo niet, dan mag er op iedere dag maar maximaal 8 uur worden geregistreerd. Verder bedraagt een FTE 1.750 uur per jaar dus urenstaten met meer uren roepen vragen op.

7. Officiële WBSO-urenstaat
Gebruikt u nog geen tijdregistratiesysteem of voldoet uw huidige systeem niet voor de WBSO, dan adviseren wij u om de officiële urenstaat van de RVO te gebruiken. Zodoende weet u zeker dat uw administratie aan alle wettelijke vereisten voldoet. U kunt de urenstaat hier downloaden.

8. Uren- en projectadministratie in balans
Stel dat u 3.000 uur aan de ontwikkelingen heeft gewerkt en maar een paar foto’s en een rapport van drie pagina’s in uw WBSO-administratie heeft opgenomen. Bij een eventuele controle door de RVO heeft u dan heel wat uit te leggen aangezien de projectadministratie totaal niet in verhouding staat tot de hoeveelheid uren. Ervan uitgaande dat u ter goedertrouw bent en de werkzaamheden wél hebben plaatsgevonden, is er helaas te weinig bewijs en moet u subsidie terug betalen.

9. Alles bij elkaar in de WBSO-map
Maak het uzelf makkelijk en bewaar alle documentatie omtrent de WBSO bij elkaar in een ordner of in een map op uw pc. Voeg daar ook aanvragen, beschikkingen, vragenbrieven, urenoverzichten en de communicatie met de RVO aan toe. U bent verplicht om de administratie 7 jaar te bewaren, maak dus regelmatig back-ups van uw digitale files.
Klanten van Glasbergen Subsidieadvies ontvangen hiervoor een handige ordner als basis voor een correcte administratie.

10. Samen maar toch individueel
Veel bedrijven werken gedurende lange tijd samen aan hetzelfde WBSO-project. Wanneer er geen sprake is van een fiscale eenheid, bent u echter verplicht om per entiteit een aparte administratie bij te houden. Zorg ervoor dat dit vanaf de start goed is geregeld.

Glasbergen Subsidieadvies helpt u graag met het optimaal inrichten van úw WBSO-administratie. Met onze uitvoerige audits kunnen wij u daarnaast ook extra zekerheden bieden. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Neem contact op

Toon s.v.p. aan dat u mens bent.

RT @InspecteursTSD: Trots, ons project “Toegang tot het sociaal domein voor mensen met een licht verstandelijke beperking” is genomineerd v…

ZonMw

Contactinformatie

  • 3e Binnenvestgracht 23j
    2312 NR Leiden
  • +31 (0)71 750 86 53

Bedrijfsgegevens