+31 (0)71 750 86 53

Verantwoording

Een positieve beoordeling van uw subsidieaanvraag is natuurlijk geweldig maar daarmee bent u er nog niet. Alle subsidievertrekkers hanteren namelijk voorwaarden waar u tijdens het project aan moet voldoen. U moet bijvoorbeeld aantonen waar het geld aan is besteed of hoeveel tijd u aan het project heeft gewerkt. Het niet nakomen van deze verplichtingen kan leiden tot nare situaties zoals terugbetaling of zelfs een boete.

Vaak zien wij dat de verantwoording wordt onderschat en onvoldoende aandacht krijgt binnen de organisatie. Glasbergen Subsidieadvies begeleidt haar klanten daarom óók met de verantwoording en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wij voeren hiervoor periodieke controles uit (audits) en stellen voor u eventuele rapportages en declaraties op. Daarnaast begeleiden wij ook de controlebezoeken door de subsidieverstrekker.

10 tips voor een efficiënte WBSO-administratie

WBSO-administratieEen goedkeuring voor de WBSO-subsidie betekent nog niet dat het geld binnen is. De RVO wil namelijk ook bewijs zien waaruit blijkt dat de beschreven WBSO-projecten ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Deze administratieve verantwoording is cruciaal om terugbetaling of zelfs boetes bij een controle te voorkomen.

Hieronder volgen 10 tips om uw WBSO-administratie efficiënt en correct in te richten:

1. Houd het bij
De dagelijkse hectiek met diverse werkzaamheden die dwars door elkaar lopen zorgt ervoor dat we vaak weinig onthouden van de activiteiten die we hebben verricht. Wacht daarom niet te lang met het bijwerken van de WBSO-administratie en maak er een gewoonte van om regelmatig informatie vast te leggen en uren te registreren (bijvoorbeeld iedere vrijdagmiddag). Officieel bent u zelf verplicht om de uren binnen 10 werkdagen te registreren en binnen twee maanden na afloop van elk kwartaal de rest van de administratie. Bespaar uzelf dus veel zoekwerk en blijf bij met de administratie.

2. Filteren kan altijd nog…
Voor de WBSO geldt dat meer bijna altijd beter is. Gooi daarom nooit documenten weg en maak er een gewoonte van om regelmatig materiaal te archiveren. De bewijslast kan o.a. bestaan uit:
Fysieke projecten zoals ontwikkeling van producten, machines of processen: notulen, gespreksverslagen, schetsen, (technische) tekeningen, onderzoeksverslagen, correspondentie zoals e-mails, foto’s van prototypes, de prototypes zelf (indien mogelijk) test- en meetrapporten en berekeningen.
ICT-projecten: Code en verschillende versies van de code, Proof of concepts, notulen, gespreksverslagen, schetsen, tekeningen, onderzoeksverslagen, correspondentie zoals e-mails, systeemplaten, screenshots van bijvoorbeeld foutmeldingen, test- en meetrapporten, berekeningen, buglogsystemen en versiebeheersystemen. Maak ook regelmatig backups van de software zodat er momentopnames ontstaan waaruit de ontwikkeling is af te leiden.

3. Wie, wat en wanneer?
Alleen werkzaamheden van S&O-medewerkers (technici en/of programmeurs) mogen in de administratie worden opgenomen. Om te bewijzen dat zij daadwerkelijk hebben meegewerkt aan het WBSO-project, is het belangrijk om de namen van de betreffende medewerkers op de documenten te zetten. Geef daarbij ook aan op welke datum hij/zij aan het document heeft gewerkt zodat er een duidelijke voortgang zichtbaar is.

4. Vertel het verhaal van A tot Z
Bij een verzameling documenten kunt u wellicht een jaar later nog wel een samenhangend verhaal vertellen. Maar kunt u dat ook nog na 7 jaar?! Wij adviseren daarom om per kwartaal een voortgangsrapportage te schrijven met daarin de rode draad van het project. Waar is aan gewerkt, wat ging goed, wat ging slecht, is er vertraging opgelopen, zijn er nieuwe inzichten, etc.

5. Catch the moment
Ontwikkelprojecten brengen risico’s met zich mee. Soms loopt een WBSO-project voorspoedig maar soms krijgt u tegenslag na tegenslag. Een prototype zakt door zijn assen of de programmatuur blijkt instabiel en geeft onverklaarbare foutmeldingen. Juist deze informatie is belangrijk om aan te tonen dat u tijd en energie in het project heeft gestopt. Leg het daarom ook terplekke vast voor uw administratie en vermeld de datum. Bij de ontwikkeling van producten, machines of processen kan dit heel eenvoudig door een paar foto’s te maken met uw smartphone. Voor programmatuur is het eenvoudig om screenshots te maken van een foutmelding of van fouten in de output.

6. Check de urenstaten
Allereerst is het belangrijk dat de juiste personen hun uren registreren. Een belangrijke voorwaarde is hierbij dat deze personen op de loonlijst staan en een echte dienstbetrekking hebben. Voor stagiairs of afstudeerders is dat doorgaans niet het geval. Bovendien mogen alleen technisch onderlegde medewerkers worden meegenomen, dus de secretaresse of een marketeer vallen hier nadrukkelijk buiten.
Betaalt uw bedrijf overuren uit? Zo niet, dan mag er op iedere dag maar maximaal 8 uur worden geregistreerd. Verder bedraagt een FTE 1.750 uur per jaar dus urenstaten met meer uren roepen vragen op.

7. Officiële WBSO-urenstaat
Gebruikt u nog geen tijdregistratiesysteem of voldoet uw huidige systeem niet voor de WBSO, dan adviseren wij u om de officiële urenstaat van de RVO te gebruiken. Zodoende weet u zeker dat uw administratie aan alle wettelijke vereisten voldoet. U kunt de urenstaat hier downloaden.

8. Uren- en projectadministratie in balans
Stel dat u 3.000 uur aan de ontwikkelingen heeft gewerkt en maar een paar foto’s en een rapport van drie pagina’s in uw WBSO-administratie heeft opgenomen. Bij een eventuele controle door de RVO heeft u dan heel wat uit te leggen aangezien de projectadministratie totaal niet in verhouding staat tot de hoeveelheid uren. Ervan uitgaande dat u ter goedertrouw bent en de werkzaamheden wél hebben plaatsgevonden, is er helaas te weinig bewijs en moet u subsidie terug betalen.

9. Alles bij elkaar in de WBSO-map
Maak het uzelf makkelijk en bewaar alle documentatie omtrent de WBSO bij elkaar in een ordner of in een map op uw pc. Voeg daar ook aanvragen, beschikkingen, vragenbrieven, urenoverzichten en de communicatie met de RVO aan toe. U bent verplicht om de administratie 7 jaar te bewaren, maak dus regelmatig back-ups van uw digitale files.
Klanten van Glasbergen Subsidieadvies ontvangen hiervoor een handige ordner als basis voor een correcte administratie.

10. Samen maar toch individueel
Veel bedrijven werken gedurende lange tijd samen aan hetzelfde WBSO-project. Wanneer er geen sprake is van een fiscale eenheid, bent u echter verplicht om per entiteit een aparte administratie bij te houden. Zorg ervoor dat dit vanaf de start goed is geregeld.

Glasbergen Subsidieadvies helpt u graag met het optimaal inrichten van úw WBSO-administratie. Met onze uitvoerige audits kunnen wij u daarnaast ook extra zekerheden bieden. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Voldoet uw project?

De vraag die wij het meeste krijgen van bedrijven is of hun project(en) voldoen aan de WBSO-subsidie. Een lastige vraag omdat hier eigenlijk geen eenduidig antwoord op is. Als eerste moet een project natuurlijk voldoen aan de formele criteria zoals Image of bulbdat de technische medewerkers op een Nederlandse loonlijst staan, dat de activiteiten nog niet zijn uitgevoerd en dat het gaat om een technisch project. De formele criteria zijn eenvoudig met een ‘ja’ of ‘nee’ te beantwoorden en geven snel inzicht of een project überhaupt in aanmerking komt. De RVO beoordeeldt uw project(en) echter ook inhoudelijk en daarbij is het vaak minder duidelijk. Omdat wij regelmatig vragen krijgen over deze inhoudelijke beoordeling zullen wij hier in dit artikel dieper op in gaan.

De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) is zoals de naam al aangeeft, gebaseerd op een officiële wettekst. Deze wet is generiek omschreven maar daarmee ook op diverse wijzen te interpreteren. Concreet beschrijft lid p in deze wettekst wat de overheid onder Speur- en ontwikkelingswerk verstaat:

Speur- en ontwikkelingswerk: door een S&O-inhoudingsplichtige of een S&O-belastingplichtige systematisch georganiseerde en in een lidstaat van de Europese Unie verrichte werkzaamheden, direct en uitsluitend gericht op:
1°. technisch-wetenschappelijk onderzoek;
2°. de ontwikkeling van voor de S&O-inhoudingsplichtige, onderscheidenlijk de S&O-belastingplichtige, technisch nieuwe (onderdelen van) fysieke producten, (onderdelen van) fysieke productieprocessen, of (onderdelen van) programmatuur;

Wanneer wetenschappelijke methoden worden gebruikt en bijvoorbeeld fundamentele kennis wordt opgedaan dan is er vaak geen twijfel of een project technisch-wetenschappelijk onderzoek betreft. Bij de ontwikkeling van producten, productieprocessen of programmatuur ligt de situatie echter anders. Deze zaken moeten volgens deze definitie namelijk technisch nieuw zijn. Maar wat is nu technisch nieuw? Is dat nieuw voor de markt? En nieuw voor wie precies?

De uitgebreide WBSO-handleiding die de RVO jaarlijks publiceert geeft een verduidelijking op de wettekst. Hierin stellen zij als eerste dat de ontwikkelingen voor úw bedrijf technisch nieuw moeten zijn. U kunt dus een technisch nieuw product van een concurrent op een beurs hebben gezien en besluiten om dit ook zelf te gaan ontwikkelen. Het product is dan niet meer nieuw voor de markt maar u komt nog wel in aanmerking voor de WBSO-subsidie omdat u zelf technische problemen moet gaan oplossen.

Maar wanneer is iets technisch nieuw voor uw bedrijf? Hierbij probeert de RVO in de eerste plaats inzicht te krijgen in de eigen technische kennis en het eigen technische kunnen van de medewerkers binnen uw bedrijf. Vaak worden daarvoor de Cv’s en/of LinkedIn profielen van medewerkers geraadpleegd om in te schatten op welk technisch niveau uw bedrijf zit. Hieruit moet ten minste blijken dat de medewerkers capabel zijn om technisch speur- en ontwikkelwerk te verrichten. Dit betekent minimaal dat een medewerker een technische achtergrond heeft zoals een informaticaopleiding of opleiding in de techniek. Een hogere opleiding (HBO/Universiteit) is daarbij een pré omdat dit betekent dat er een grotere kans is dat er op een fundamenteler niveau nieuwe technische zaken worden ontwikkeld.

Daarnaast moet het project nieuwe technische problemen bevatten die voor uw bedrijf een uitdaging zijn en verder gaan dan regulier werk. Nieuwe technische problemen ontstaan vaak wanneer er twee of meer doelen met elkaar in conflict zijn. U wilt bijvoorbeeld zeer snelle dataverwerking realiseren maar deze ook realtime zwaar versleutelen. Of u wilt een zeer sterke constructie maken maar met een minimaal gewicht. Om tot een optimaal resultaat te kunnen komen zult u een nieuwe slimme oplossing moeten ontwikkelen.

Het verschil tussen regulier werk en speur- en ontwikkelingswerk heeft onder andere te maken met onzekerheden. Bij regulier werk weet u vooraf al dat de principes en technieken die u gaat toepassen reeds eerder zijn beproefd en kunt u vaak een goede inschatting maken van de tijd die hiervoor benodigd is. Bij speur- en ontwikkelingswerk bent u vooraf nog onzeker of een nieuw principe gaat werken en is het vaak ook moeilijk in te schatten hoeveel tijd u hiermee bezig zult zijn. U moet in dat geval soms een of meerdere prototypes ontwikkelen, testen uitvoeren en nieuwe oplossingen bedenken. Ook kan het zijn dat uw project daarbij mislukt en u alleen harde lessen heeft geleerd. In dat geval komt uw project ook in aanmerking voor de WBSO aangezien deze subsidie zich bij uitstek richt op risicovolle projecten en daarbij gaat het nu eenmaal niet altijd vlekkeloos. In de praktijk bestaan projecten vaak uit een combinatie van regulier en speur- en ontwikkelingswerk. Ook dan kunt uw WBSO aanvragen en zal er vooraf een realistische inschatting worden gemaakt voor het aantal uren dat subsidiabel is.

Om te bepalen of iets technisch nieuw is kijkt de RVO daarnaast met een schuin oog naar de huidige stand van de techniek. Indien een bepaalde lasverbinding bijvoorbeeld al 10 jaar gangbaar is binnen uw sector dan kunt u niet beweren dat dit technische risico’s voor uw bedrijf meebrengt. Op het gebied van programmatuur is verder het bouwen van een login met gebruikersnaam en wachtwoord redelijk gestandaardiseerd en verwacht de RVO dat ook dit geen technische uitdagingen geeft voor uw bedrijf. De beoordelaars van de RVO hebben overigens allemaal zelf een technische achtergrond zodat zij hier een zinnige uitspraak over kunnen doen.

Wel of geen WBSO?

Bij het beoordelen van WBSO-projecten gaat het eigenlijk altijd om het totale beeld. Is het aannemelijk dat uw type bedrijf speur- en ontwikkelingswerk verricht? Zijn er technische problemen? Gaat uw een proof of concept danwel prototype ontwikkelen? Welke medewerkers gaan aan het project werken? Een eenduidig antwoord blijft helaas dus moeilijk en daarom adviseren wij bedrijven in de ICT of techniek om een concreet project altijd even aan ons voor te leggen. Vaak kunnen wij binnen een half uur al beoordelen of u nu wel of geen kans maakt op WBSO-subsidie.

Neem contact op

Wil je in 10 minuten weer helemaal op de hoogte zijn van Preventienieuws? Lees onze nieuwsbrief met deze maand weer… https://t.co/ci73LfrnrW

ZonMw

Contactinformatie

  • 3e Binnenvestgracht 23j
    2312 NR Leiden
  • +31 (0)71 750 86 53

Bedrijfsgegevens